Minulta kysytään usein, mitä suunnittelijan kohdekäynti pitää sisällään ja miten siihen pitää varautua. Jokaisella suunnittelijalla on varmasti oma kaavansa jonka mukaan käynti etenee ja jokainen tekee kartoituksia omalla tyylillään. Itselleni on kehittynyt tietty kaava, jonka mukaan kohdekäynti ja tarvekartoitus etenee. Tässä artikkelissa kerron, mistä kaikesta suunnittelijan ensimmäisellä käynnillä keskustellaan, miten kohdekäyntiin tulisi varautua ja paljonko varsinaiseen suunnitteluun menee aikaa.
Muutoksen tavoitteet
Ennen varsinaista tiloissa tehtävää tilakatselmusta on hyvä istua alas ja keskustella tiloihin liittyvistä tarpeista ja toiveista. Ovatko tarpeet ja toiveet linjassa keskenään ja onko henkilökunnalla samanlainen ajatus työn tekemistä palvelevista tiloista kuin johdolla? Välillä ajatukset henkilökunnan ja johdon välillä saattavat olla hyvinkin erilaiset ja yhteisen tavoitteen kirkastamiseksi pitää ensin varata yhteistä työaikaa. Erilaiset koko yritystä osallistavat työpajat auttavat kirkastamaan yhteisiä tavoitteita. Kun tavoitteet ovat kirkkaasti mielessä niin suunnittelun lähtökohdatkin ovat kirkkaammat.
Kiinnostaako sinua kuulla lisää yhteisten tavoitteiden työpajoista?
Jätä yhteydenottopyyntö, kerron mielelläni lisää.
Aikataulu
Suunnittelun aikataulua ohjaa suunnitelman laajuus, mahdollisesti käytettävät osallistavat menetelmät ja tietysti mahdollinen muutto- tai muutosaikataulu. Aikataulua suunniteltaessa on hyvä lähteä purkamaan tilannetta lopusta alkuun päin, jolloin kokonaisaikataulusta rakentuu selkeä ja todenmukainen kokonaisuus. Mahdollinen muuttopäivä tai muutosten aloittamisajankohta lyödään ensin lukkoon ja toimenpiteet ja vastuut aikataulutetaan mahdollisimman yksityiskohtaisesti. Tarkka aikataulutus on tärkeää molemmin puolin kohteen laajuudesta riippumatta. Silloin molemmille osapuolille jää selkeä kuva omista vastuista ja velvollisuuksista. Käytännössä tilamuutosten suunnitteluun kannattaa varata aikaa noin 2-6 kk varsinkin jos suunnitelma sisältää osallistavia työmenetelmiä.
Budjetti
Onko muutosbudjettia mietitty ennakkoon ja onko se realistinen muutosten laajuuden suhteen? Budjetointia suunniteltaessa on hyvä olla pieni alkukartoitus tehtynä tilamuutosten hintatasosta.
Aina budjettia ei tarvitse miettiä etukäteen liian tiukaksi, vaan muutoksia on mahdollista toteuttaa valmiin suunnitelman mukaan oman aikataulun mukaisesti. Välillä työmaa pilkotaan kerroksittain toteutettavaksi ja toisinaan taas muutostyötä toteutetaan eri vuosille palasteltuna, jotta yksittäiseen vuoteen kohdistuva budjetti ei kasvaisi turhan suureksi.
Tapaamiset suunniteluprojektin aikana
Yhä useammin pohditaan pitäisikö tapaamiset järjestää livenä vai etänä. Suurten välimatkojen ja flunssakauden aikana palaverit hoituvat kätevästi etänä. Jos suunnitteluprosessi kuitenkin sisältää paljon materiaalin yhdessä läpikäyntiä tai moniammatillisen tiimin kokoontumisia, on tapaamiset hyvä järjestää livenä. Tapaamisten muodosta sovitaan jo suunnittelun alkuvaiheessa.
Valmis materiaali
Kartoitustapaamisen aikana suunnittelijan kanssa on hyvä keskustella suunnittelutyön päätteeksi toimitettavasta materiaalista. Riittääkö, että suunnitteludokumentit toimitetaan sähköisesti vai onko tarvetta myös paperisille versioille?
Tarvittavien kuvien ja piirustusten määrä ja koko on hyvä sopia ennakkoon, jotta molemmilla osapuolilla on yhtenäinen ajatus suunnittelutyön laajuudesta. Tarvittavia dokumentteja voivat olla esimerkiksi värisuunnitelmat, kiintokalustepiirustukset, irtokalustesuunnitelmat, valaistussuunnitelmat ja seinäkaaviot.
Mitä tarkemmin tuotettujen piirustusten määrä voidaan määritellä jo ennen projektin alkua, sitä tarkemmin ja tehokkaammin suunnittelutyö etenee kohti yhteistä päämäärää.
Pohjakuvat jo tilakierroksen tueksi
Itselläni on tapana pyytää asiakkaalta tilojen pohjapiirustuksia jo ennen ensimmäistä tapaamista. Tiloissa tehtävä tilakierros on huomattavasti hyödyllisempi kun tilojen rakenteita voi suoraan verrata pohjapiirustukseen. Aika usein huomaamme, että pohjapiirustus ei pidäkään täysin paikkaansa, vaan sen tekemisen jälkeen tiloissa on saatettu tehdä rakenteellisia muutoksia. Joitain väliseiniä on saatettu purkaa tai huoneita on saatettu rakentaa lisää. Aina pohjapiirustuksen löytäminen ei ole myöskään helppoa. Sitä on saatettu käyttää viimeksi useita vuosia sitten, ja tallennuspaikka voi olla suuri mysteeri. Tarvittavien dokumenttien hakemiseen onkin hyvä varautua jo etukäteen.
Koitko artikkelin hyödylliseksi? Jaa linkki myös kavereille!
