Muunneltavuudella joustoa tilankäyttöön
Raision Kaupungin sosiaali- ja perhepalveluilla on takanaan mittava työympäristömuutos.
Muutoksen lähtökohtana oli lähestyvä siirtymä kaupungin alaisuudesta hyvinvointialueelle. Samalla avautui mahdollisuus yhdistää eri toimipisteissä toimivien yksikköjen toimitiloja.
Kaiken kaikkiaan uusiin tiloihin muutti työntekijöitä kolmesta eri yksiköstä.
Yksi tilamuutoksen tavoitteista oli palvelujen tavoitettavuuden parantaminen. Uusi toimitila sijaitsee keskeisellä paikalla Raision keskustassa, josta asiakkaat saavat nyt palvelut saman katon alta.
Muutoksen lähtökohtana oli luoda modernit ja nykyaikaiset sosiaalihuollon työtilat, jossa on otettu erityisesti huomioon työntekijöiden sekä asiakkaiden tarpeet. Korona-aika on luonut työlle uudet raamit ja ehdot. Nykyisin työtä tehdään aikaisempaa monimuotoisemmin, työhuoneista irrallaan, kotona, mökillä, monissa eri paikoissa. Tämä on mahdollistanut sen, ettei kaikille tarvitse olla osoitettu omia työhuoneita, vaan työpisteet riittävät monissa tapauksissa. Tämä on iso muutos, joka vaatii myös työntekijöiltä paljon.
Lähestyvä tilamuutos loi edellytykset asiakaskokemuksen ja sisäisen tiedonkulun parantamiselle. Muutoksen yhteydessä otettiin iso harppaus huonetoimistoista monitilatoimistoon.
Uusia tiloja lähdettiin suunnittelemaan tekemällä ensin perinpohjainen kartoitus tilan käyttäjien tarpeista ja asiakaspalvelutilojen edellyttämistä puitteista.
Tavoitteena oli tehdä tiloista turvalliset ja terveelliset kaikille tilojen käyttäjille.
Tilamuutoksen punaisena lankana oli tilojen muuntojoustavuus mahdollisia muuttuvia tarpeita ajatellen. Muuntojoustavuus on otettu huomioon asiakaspalvelutilojen suunnittelussa sekä irtokalustesuunnittelussa.
Tilat eivät ole sidoksissa vain tämän hetken tarpeeseen, vaan esimerkiksi asiakaspalvelutilojen kokoa ja sijoittelua voidaan muokata tarpeiden mahdollisesti muuttuessa. Myös työpisteiden muuntelu on tehty helpoksi ja tiloissa on varauduttu henkilöstön määrän kausittaisiin muutoksiin.
Työympäristömuutos ei koske vain fyysisen työympäristön muokkausta. Se vaatii sopeutumista myös uuteen tapaan toimia. Henkilöstön ottamisella mukaan muutostyöhön jo projektin alussa, muutosta voidaan pehmentää ja hälventää mahdollisia uhkakuvia.
Työn tekemisen tapojen uudistusta suunniteltiin tiiviisti yhdessä tilan käyttäjien kanssa. Keskittymistä vaativan työn määrä ja toisaalta asiakastapaamisten määrä oli monen kohdalla suuri. Työn tekemisen erityispiirteet huomioitiin varaamalla runsaasti tiloja salassa pidettäviä puheluja ja Teams-palavereja varten. Oma tilansa varattiin myös erityistä keskittymistä vaativalle työlle.
Elsan kanssa oli helppoa ja mukavaa työskennellä. Sovituista aikatauluista pidettiin kiinni, tavoitettavuus oli erinomainen ja työskentely oli oma-aloitteista, tehokasta ja tilaajan toiveet huomioivaa. Toisaalta rohkeus tuoda omia ammatillisia näkemyksiä oli monessa kohtaa projektimme pelastus. Voin lämpimästi suositella Elsaa projektiinne!
